Las empresas de todo el mundo quieren reunir a sus equipos para fomentar relaciones, crear conexiones y aumentar la camaradería, especialmente con tantos trabajadores remotos. Los planificadores de reuniones, incentivos, convenciones y eventos (MICE) siempre están en la búsqueda de nuevos destinos para organizar su próximo viaje de equipo o actividad.
Los vendedores de destinos pueden establecer relaciones con los planificadores MICE para atraer nuevos viajeros a su destino y aumentar el impacto económico. Atraer planificadores MICE tiene que ver con la comunicación y la consistencia. Con las herramientas y tácticas adecuadas, puede crear relaciones perfectas que mantengan sus destinos en la lista de favoritos en el mercado MICE.
Los planificadores de reuniones y eventos tienen una serie de puntos débiles, la mayoría de los cuales giran en torno a mantener felices a múltiples partes interesadas. Siempre están tratando de ofrecer la mejor experiencia dentro de su presupuesto, lo que significa que tienen que considerar cosas como los cargos por abandono de la habitación, los cargos por entrada temprana para los hoteles, las tarifas del resort y los costos adicionales en las reservas de lugares, así como las reservas de alojamiento para los huéspedes.
La mejor manera de superar estos puntos débiles es comunicarse a lo largo de todo el proceso, no solo mientras se asegura el evento. Actualmente, menos de 22% de los planificadores están “muy o extremadamente satisfechos” con la respuesta que obtienen al trabajar con diferentes hoteles o sedes. Al comunicarse proactivamente antes, durante y después del evento, puede resaltar las cosas que hacen que su destino sea interesante y divertido, ganarse su confianza e incluso asegurar las reservas repetidas.
También tienen plazos específicos. Los plazos de entrega pueden variar de tres meses a dos años, por lo que es importante tener claro lo que puede lograr. Los planificadores MICE a menudo comunicarán plazos y necesidades específicas durante el proceso de RFP, como espacios para reuniones, hoteles de calidad y transporte. Así que asegúrate de cumplir con sus criterios cuando envíes.
Los planificadores MICE buscan impresionar a sus grupos de viajeros, a menudo grandes, por lo que quieren una experiencia perfecta. El transporte, como los vuelos directos a su destino, el tránsito seguro del aeropuerto y la proximidad del hotel al aeropuerto, siempre es importante. Garantiza un paso seguro y organizado para los huéspedes que viajan largas distancias.
Dado que tantos empleados están ahora nómadas digitales y pueden trabajar desde donde quieran, la presión es alta para dar a los asistentes una experiencia increíble que recordarán. Aunque el evento sea por trabajo, sigue siendo una escapada. Debido a esto, los planificadores MICE quieren espacios atractivos que “sorprendan” a sus invitados durante toda la experiencia. Pero no se detiene ahí. Los paquetes de reuniones son una consideración clave a la hora de evaluar un destino. Desde ofertas de alimentos y bebidas hasta entretenimiento, quieren opciones especiales y personalizadas en lugar de opciones de corte de galletas que podrían recibir en cualquier lugar.
Con Audiencias personalizadas de Sojern, puede utilizar nuestros parámetros para encontrar planificadores MICE a lo largo de su proceso de planificación en línea. Una vez que sepas quien estás tratando de llegar, puedes empezar a pensar en cómo quieres llegar a ellos. Dirigiéndose a la mezcla de audiencia correcta con su marketing digital, tendrá todo lo que necesita para establecer una conexión con un planificador utilizando anuncios y mensajes personalizados.
En Sojern, podemos trabajar con los vendedores de destino en todas partes para ir más allá de la segmentación demográfica y geográfica y utilizar segmentos de nicho que tengan en cuenta comportamientos y acciones. Esto te ayudará a encontrar tu audiencia ideal para que puedas implementar campañas multicanal efectivas con publicidad creativa y contenido que resuene. Para saber más sobre cómo se ve esto, echa un vistazo a nuestra publicación MICE: Involucre e inspire a los planificadores de eventos a visitar su destino, para aprender a adoptar un enfoque de conquista, contexto y conversión de tu marketing digital.
Una vez que haya creado una conexión con un planificador de eventos, es hora de mostrar por qué su destino es un gran lugar para visitar. Cuando un planificador de eventos comparte lo que necesita, haga preguntas aclaratorias, pero no haga que se repitan. Este es el momento perfecto para compartir tu gancho, lo que te hace diferente de tus competidores y cómo aprovecharlo al máximo. Esto podría parecer una amplia variedad de experiencias turísticas incluyendo museos, parques de diversiones, actividades al aire libre, etc.
Utilice sus preguntas de seguimiento para obtener información sobre las cosas que podrían no estar incluidas en la RFP y resaltar su atención a los detalles. Puede crear un cuestionario por adelantado con la información clave que necesita para adaptar sus ofertas o compartir un video auxiliar de sus salas de reuniones, salones y espacios para eventos. Esto les da una visión interna al principio del proceso para garantizar que sea el ajuste correcto.
Por último, si tienes muchísima experiencia trabajando con planificadores de eventos, ¡dilo! Un historial probado podría ser exactamente lo que necesita para sellar el trato.
Incluso si su destino no es elegido para un evento en particular, los planificadores MICE crean una lista corta de destinos con los que quieren explorar trabajando en el futuro. La clave es hacer esa lista corta utilizando una comunicación y coordinación consistentes para crear una experiencia fluida. Tal vez su destino no fue elegido para un gran evento de feria comercial, pero podría ser el lugar perfecto para un evento fuera del sitio de una empresa más pequeña. Asegúrese de darle al planificador todo lo que necesita saber para calificar su destino en el futuro.
Si desea mantenerse a la vanguardia de las tendencias de viajes y utilizar audiencias personalizadas para conectarse con los planificadores MICE, entonces no busque más. Para ver cómo Plataforma de marketing de viajes de Sojern puede trabajar para su destino, comunicarse con uno de nuestros expertos en marketing de viajes hoy.
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